Zakelijke kosten verlagen uw belastbare winst, en dus de belasting die u betaalt. Toch worden aftrekposten regelmatig gemist — of juist onterecht opgevoerd. Een overzicht van wat wel en niet aftrekbaar is.
De hoofdregel
Kosten zijn aftrekbaar als ze zakelijk zijn: gemaakt met het oog op uw onderneming. Privékosten zijn nooit aftrekbaar, ook niet als u ze via de zaak betaalt. Bij kosten die deels privé en deels zakelijk zijn, mag u alleen het zakelijke deel aftrekken.
Veelvoorkomende aftrekbare kosten
- Kantoorbenodigdheden — laptop, software, bureau, printer.
- Reiskosten — zakelijke kilometers met eigen vervoer (tegen een vast bedrag per kilometer) of openbaar vervoer.
- Telefoon- en internetkosten — voor het zakelijke deel van het gebruik.
- Verzekeringen — zoals een beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
- Vakliteratuur en cursussen — die uw vakkennis onderhouden of uitbreiden.
- Marketing en acquisitie — website, advertenties, een nieuwe bedrijfsfoto.
- Boekhoudkosten — de kosten van uw boekhouder zijn zelf ook weer aftrekbaar.
Een werkruimte thuis: vaak lastiger dan gedacht
Veel zzp'ers werken vanuit huis, maar de fiscale regels voor een werkruimte thuis zijn strenger dan vaak wordt gedacht. Of u de kosten van een werkruimte mag aftrekken, hangt onder meer af van of de ruimte een zelfstandige toegang heeft en of u voldoende inkomen buitenshuis verdient. In veel gevallen is een werkruimte thuis daardoor niet of nauwelijks aftrekbaar, ook al voelt dat onlogisch. Twijfelt u? Laat dit specifiek voor uw situatie beoordelen voordat u het opvoert.
Wat is (meestal) niet aftrekbaar?
- Reguliere kleding, tenzij het gaat om werkkleding met een bedrijfslogo
- Boetes, zoals verkeersboetes
- Representatiekosten boven een bepaalde drempel zijn slechts beperkt aftrekbaar
- Puur privé-uitgaven, ook als ze via de zakelijke rekening lopen
Waarom goede onderbouwing belangrijk is
Bij een controle moet u kunnen aantonen dat een kostenpost daadwerkelijk zakelijk was. Bewaar daarom altijd de onderliggende facturen en bonnen, en noteer bij twijfelgevallen kort waarom een uitgave zakelijk was. Een creditcardafschrift alleen is meestal onvoldoende onderbouwing.
Praktijkvoorbeeld
Een zzp'er koopt een nieuwe laptop die hij zowel zakelijk als privé gebruikt, ruwweg 80% zakelijk. In dat geval mag hij 80% van de aanschafkosten als zakelijke kosten opvoeren, niet het volledige bedrag.
Veelgestelde vragen
Mag ik een zakelijke lunch met een klant aftrekken?
Representatiekosten zoals een zakelijke lunch zijn meestal slechts gedeeltelijk aftrekbaar, met een keuzemogelijkheid tussen twee regelingen. Uw boekhouder kan bepalen welke optie in uw situatie voordeliger is.
Moet ik alle bonnetjes fysiek bewaren?
Nee, een digitale kopie (bijvoorbeeld gefotografeerd via een boekhoud-app) volstaat, zolang deze leesbaar en volledig is.
Wat als ik een kostenpost achteraf toch niet aftrekbaar blijk te hebben opgevoerd?
Dit kan via een correctie of suppletie worden hersteld. Hoe eerder dit wordt gesignaleerd, hoe eenvoudiger de correctie doorgaans is.
ROLO Boekhouding beoordeelt bij de verwerking van uw administratie actief welke kosten aftrekbaar zijn, zodat u niets onnodig laat liggen — of onterecht opvoert. Bekijk onze dienst boekhouding of maak gratis kennis met Johan.