Heeft u een BV, dan bent u wettelijk verplicht om jaarlijks een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Voor veel ondernemers blijft onduidelijk binnen welke termijn dit moet, en wat er gebeurt als de deadline wordt gemist.
Wat is deponeren precies?
Deponeren betekent dat u een (verkorte of volledige, afhankelijk van de grootte van uw onderneming) versie van uw jaarrekening openbaar maakt via het handelsregister van de KVK. Dit geeft derden, zoals leveranciers, banken en de Belastingdienst, inzicht in de financiële positie van uw onderneming.
Voor wie geldt de deponeringsplicht?
De deponeringsplicht geldt voor BV's en NV's. Eenmanszaken en vof's hebben deze verplichting niet, al is een jaarrekening ook voor hen waardevol als basis voor de belastingaangifte en als financieel overzicht.
Wat zijn de termijnen?
De jaarrekening moet binnen een bepaalde termijn na afloop van het boekjaar worden opgesteld door het bestuur, en vervolgens binnen een aansluitende termijn worden gedeponeerd. In de praktijk komt dit neer op: uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar moet de jaarrekening definitief gedeponeerd zijn. Voor de meeste BV's met een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar betekent dit een uiterste deadline van 31 december van het jaar erop.
Let op: er gelden tussenliggende termijnen voor het opstellen en vaststellen van de jaarrekening door aandeelhouders — wacht niet tot het laatste moment, want deze stappen moeten in de juiste volgorde plaatsvinden.
Wat gebeurt er als u te laat bent?
Te laat deponeren is een economisch delict en kan gevolgen hebben, waaronder:
- Een verhoogd risico op bestuurdersaansprakelijkheid bij een eventueel faillissement — te late deponering kan gelden als aanwijzing voor onbehoorlijk bestuur.
- Mogelijke vermelding in het handelsregister dat te laat is gedeponeerd, zichtbaar voor derden.
Dit maakt tijdige deponering belangrijker dan veel ondernemers beseffen — het is niet slechts een administratieve formaliteit.
Verkort of uitgebreid deponeren?
Afhankelijk van de grootte van uw onderneming (gemeten aan balanstotaal, omzet en aantal medewerkers) geldt een lichter of zwaarder regime. De meeste kleine BV's mogen een verkorte balans deponeren, zonder uitgebreide winst- en verliesrekening.
Praktijkvoorbeeld
Een BV met boekjaar gelijk aan het kalenderjaar sluit het boekjaar af per 31 december. De jaarrekening wordt in de loop van het volgende jaar opgesteld en door de aandeelhouder vastgesteld, en uiterlijk 31 december van dat jaar gedeponeerd bij de KVK — de uiterste wettelijke grens.
Veelgestelde vragen
Moet ik als eenmanszaak ook deponeren?
Nee, de deponeringsplicht geldt alleen voor BV's en NV's. Als eenmanszaak of vof heeft u deze verplichting niet.
Kan ik zelf deponeren, of moet dit via een boekhouder?
U kunt in theorie zelf deponeren via het KVK-portaal, maar de jaarrekening moet wel eerst correct zijn opgesteld en vastgesteld — dit laat u doorgaans door uw boekhouder of accountant verzorgen.
Wat als mijn BV nog geen activiteiten heeft gehad?
Ook een "slapende" BV zonder activiteiten blijft in beginsel deponeringsplichtig, tenzij deze is uitgeschreven bij de KVK.
ROLO Boekhouding stelt uw jaarrekening op en bewaakt de deponeringstermijn, zodat u nooit voor verrassingen komt te staan. Bekijk onze dienst jaarrekening of maak gratis kennis met Johan.